Cómo organizar completamente tus finanzas y tu dinero

Cuando empiece a pensar en su dinero, el punto clave por el que empezar es la organización. Es esencial que organice sus finanzas para poder tomar decisiones informadas sobre los "próximos pasos en su economía".

A lo largo de los años, he intentado todo lo posible para organizar mi dinero. Me refiero a llevar un registro de todas mis cuentas, extractos en papel, documentos de seguros, facturas, testamentos, declaraciones de impuestos antiguas, documentos comerciales y más. Parece que cada año, la cantidad de "cosas" que necesito conservar crece y crece. Por eso, me he convertido en una profesional de la organización financiera.

Hoy te voy a mostrar cómo organizo mi vida financiera y tú también puedes hacerlo. Lo dividiré en tres secciones:

1. Cómo mantener organizadas sus cuentas financieras
2. Seguimiento de sus documentos activos (como facturas)
3. Cómo organizar las cosas que debes conservar

Empecemos.

Índice Cómo mantener organizadas sus cuentas financieras Cómo hacer un seguimiento de sus facturas y otros documentos Cómo administrar sus archivos financieros

Cómo mantener organizadas sus cuentas financieras

El primer paso para organizar su vida financiera es simplemente hacer una lista de sus cuentas financieras. Hay tres formas de hacerlo: el método simple de la hoja de cálculo o lista, el método del software y el método en línea.

Al comenzar, debes pensar en cómo hacer un presupuesto para tu personalidad, lo que implica utilizar las herramientas (ya sean tecnológicas o no) que mejor se adapten a tu personalidad.

Pero antes de empezar, solo tienes que hacer una lista de lo que tienes. Debes tener en cuenta todo lo siguiente en las cuentas que tienen valor monetario. Esa es la clave: son las cuentas que valen dinero, no seguros ni otras “cosas” financieras.

Bancario

• De cheques
• Ahorros
• Certificados de depósito
• Mercado de dinero

Deuda

• Tarjetas de crédito
• Préstamo para auto
• Hipoteca
• Préstamos personales
• Préstamos para estudiantes

Inversiones

• Corretaje
• Préstamos entre pares

Jubilación

• 401k
• 403b
• TSP
• IRA

Una vez que tengas todas estas cuentas listadas, es hora de organizarlas para que siempre sepas cuál es tu saldo y las transacciones que se realizan. Las tres formas de hacerlo son bastante sencillas:

El método de hoja de cálculo o lista

Esta es la forma tradicional de llevar un registro de todo. Básicamente, se lleva una hoja de cálculo o lista de todas las cuentas y se actualiza manualmente todos los meses a medida que se pagan las facturas.

Este método requiere más trabajo que cualquiera de los otros métodos y es difícil obtener datos en tiempo real a menos que acceda a Internet y verifique sus cuentas. La mayoría de las personas que utilizan este método dependen de los estados de cuenta en papel y los concilian cuando llegan.

Una de las mejores hojas de cálculo que he encontrado se llama My Financial Life on One Page (FLOP). Se puede descargar gratis, así que échale un vistazo.

El método del software

Esta ha sido la piedra angular de la organización financiera durante los últimos 10 años: usar software para realizar un seguimiento de todas las cuentas. El software más popular para esto es Quicken, que yo mismo uso (pero no descargue Quicken para Mac).

Sin embargo, existen alternativas, como iBank (que funciona para Mac).

Lo bueno del método de software es que puedes actualizar automáticamente todas tus cuentas, lo que alivia mucho el trabajo manual que implica. Primero, tomas tu lista de cuentas (que creaste anteriormente) y las ingresas en el software. Luego, lo conectas al servicio en línea usando tu nombre y contraseña en línea. A partir de ahora, puedes usar el software (como Quicken) para descargar automáticamente transacciones recientes y actualizar los saldos de tus cuentas. Finalmente, estas herramientas de software tienen más informes y herramientas que pueden ayudarte a controlar tu dinero de manera más fácil que con una hoja de cálculo básica.

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El método en línea

En los últimos cinco años, los servicios en línea que le ayudan a realizar un seguimiento de sus cuentas se han vuelto muy populares. Consulte nuestra lista de las mejores alternativas a Quicken.

Estos servicios funcionan igual que Quicken, excepto que son en línea y ¡son GRATUITOS! Una vez que agregue sus cuentas, estos servicios actualizarán sus saldos y le harán recomendaciones sobre cómo puede ahorrar, que es la forma en que ganan dinero (a través de servicios y publicidad).

Seguimiento de sus facturas y otros documentos

Bien, ahora que tienes todos los saldos de tus cuentas en un solo lugar, ¿qué diablos haces con todo ese correo financiero que recibes? Ya sabes, las facturas, los estados de cuenta médicos y más. Tienes que ocuparte de algunos ahora y de otros simplemente tienes que presentarlos más adelante.

Se trata de tener un sistema. En nuestra familia, el sistema es muy sencillo: tenemos una bandeja de entrada en nuestro escritorio que vaciamos los viernes por la noche, cuando el bebé se va a dormir.

Así es como se ve el nuestro:

El objetivo es asegurarse de vaciar su bandeja de entrada todas las semanas. Debe tomar medidas con respecto a estos documentos.

A veces, la acción es muy sencilla: solo tienes que pagar la factura. Yo prefiero utilizar BillPay en línea para enviar todos mis pagos, por lo que normalmente tenemos Quicken y el sitio web de nuestro banco abiertos en la computadora mientras pagamos nuestras facturas.

Una vez que limpiamos la bandeja de entrada, archivamos los extractos y tiramos la basura. Ahora también escaneamos todos nuestros archivos digitalmente para evitar guardar lo que no necesitamos.

Pero ¿cómo presentamos las declaraciones?

Cómo administrar sus archivos financieros

Esta es la última parte de la ecuación de organización financiera: administrar sus archivos financieros. A lo largo de un año, crea tantos documentos que es importante mantenerse organizado. Por lo general, tendrá: un estado de cuenta mensual para cada cuenta mencionada anteriormente, una factura mensual para cada servicio público que tenga, copias de su declaración de impuestos, estados de cuenta de seguros y más.

Algunos de estos artículos se pueden desechar después de un breve período de tiempo. La mayoría de las facturas se pueden desechar después de un año. Sin embargo, algunos artículos se deben conservar durante mucho tiempo. Por ejemplo, el IRS recomienda que conserve sus declaraciones de impuestos durante al menos tres años, pero realmente tiene sentido conservarlas para siempre.

Para facilitarme las cosas, utilizo el Sistema de archivos de inicio:

Como puede ver, el sistema proporciona pestañas para todas las categorías principales que necesitará mantener, junto con una guía sobre qué debe ir en cada lugar y un índice de búsqueda rápida al frente.

Dentro de cada pestaña, crea una carpeta manila para cada cuenta individual. Por ejemplo, una de las primeras pestañas en “Auto” y puedes ver una carpeta manila para uno de nuestros autos: Honda Civic. Dentro de cada pestaña puedes guardar una copia de tu registro, seguro y cualquier registro de servicio. De esa manera, todo lo que necesitas para la reventa o el intercambio está archivado en un solo lugar.

Lo mismo se aplica a los bancos, a los archivos de inversiones e incluso a los recibos de sueldo de tu “Empleo” (que puedes ver casi en el centro de la imagen).

Luego, una vez al año, en enero, me acostumbro a revisar y deshacerme de todos los artículos viejos que ya no necesito. Es la mejor manera que he encontrado de mantenerme organizada financieramente.

¿Qué sistemas y herramientas utiliza usted para mantenerse organizado financieramente?